Somos la APP que te ayuda a gestionar la relación con tus clientes de forma inteligente y eficiente. Aquí, podrás responder a todas las conversaciones de tus canales desde un solo lugar incluyendo chat web y redes sociales y WhatsApp.
Podrás automatizar y personalizar mensajes para responder a preguntas frecuentes, entrenar bots con inteligencia artificial para brindar atención a tus usuarios, automatizar campañas y enviar comunicaciones masivas por SMS, Email y WhatAapp gestionando tus relaciones de forma omnicanal y efectiva.
¿Cómo usar Keybe?
Es muy fácil, solo necesitas registrarte y navegar nuestra APP de escritorio o las versiones mobile para iOs y Android.
Te invitamos a que veas los videos de cada uno de nuestros módulos y consultes la información para usuarios, así podrás sacarle el máximo provecho a la plataforma y llevar la relación con tus clientes a otro nivel aumentando tus ventas, rentabilidad e impulsar tu negocio.
Conecta
Conversa
Comunica
Configura
Automatiza
Conecta
¿Qué es CONECTA y qué puedo hacer allí?
Conecta es el módulo en el cual podrás encontrar toda la información de los usuarios, entendiendo por usuarios a los clientes internos, clientes externos, proveedores o partners, es decir cualquier persona que interactúe con la compañía a través del aplicativo Keybe.
Lo mejor es que vas a empezar a aprender de esas personas y sus hábitos de compra para responder estratégicamente a eso.. ¿Quiénes son? ¿Cuáles son sus gustos? ¿Por qué nos escriben?
El módulo Conecta cuenta con seis submenús: Personas, Segmentos, Negocios, Formularios, Autenticador e Importaciones.
¿Que es la sección de PERSONAS?
La sección de personas es donde se encuentra toda la información de usuarios. Es parte esencial del CRM Keybe. En esta sección se crean las bases de datos, ya sea una a una o importando bases completas.
¡Lo primero es aprender cómo crear un usuario!
Primero- Clic en la opción “Menú” ubicado en la parte superior derecha / Clic en la opción de «crear personas»:
Recuerda: Debes asignarle al usuario “Nombre”, “Número de celular” y un “Correo electrónico”. Estos datos son los mínimos requeridos para la creación de bases de datos.
Al finalizar, damos “clic en agregar nueva persona”, en la plataforma saldrá de manera actualizada ese nuevo registro creado.
No todas las veces se querrá crear un solo usuario, por lo que será esencial arrastrar toda una base de datos para tal fin.
Se debe: Dar Clic sobre en “Menú”, luego en la opción “Importar” se carga un archivo que ya se haya creado anteriormente. Pon atención a la siguiente serie de recomendaciones mínimas que se deben tener en cuenta para crear una base de datos:
El archivo debe ser un documento de Excel o CSV.
El archivo no debe tener ninguna tabla dinámica, fórmulas especiales y debe contener una sola pestaña.
La base debe tener como mínimo los datos: “nombre”, “correo”, “celular”.
Recuerda que es posible crear una base con solamente nombre y correo, al igual que es posible cargar una base con solamente nombre celular.
Keybe te recomienda contar con mínimo los tres datos anteriormente nombrados para generar mayor información de valor.
¿Cómo cargo una base de datos?
Debes dar Clic en la opción “Personas”, después Clic en la opción “Menú” y opción “importar”.
El sistema preguntará si se desea importar como lista existente, nueva lista o sin lista.
Ten presente que debes escoger la opción que favorezca la actividad o el método que realizarás.
Para importar:
Sin lista:
Se selecciona el archivo a cargar. Una vez escogido el archivo se da clic en “continuar” y por último se procede a organizar los datos. Es decir, que la plataforma entienda qué columnas hacen referencia dentro de Keybe con la base cargada.
Un ejemplo sencillo. En la base de datos a cargar hay un correo electrónico y como este campo ya existe dentro de nuestra plataforma, lo vamos a asignar a correo.Estos pasos se realizan con cada uno de los campos que se tienen dentro del archivo.
Nota: Si los campos cargados no se encuentran con los que se organizan en Keybe, debes dar clic en la opción “otros” y se permite editar el nombre solicitado.
Una vez verifiques que la información que se cargará es correcta, debes dar Clic en “Continuar”.
El sistema requerirá seleccionar un responsable,esta opción no es obligatoria. Entendiendo como responsable a la persona que lidera aquella lista nueva a cargar.
Se puede seleccionar algún usuario que esté registrado dentro del aplicativo o se puede dejar sin ningún responsable.
En el lateral derecho, en la parte inferior podrán ver el resumen de la base que se ha cargado, la cantidad de filas que se encontraron, personas totales, personas únicas, personas que han sido guardadas dentro de la plataforma, personas actualizadas el decir si se encontró que una de estas personas ya existe dentro de la base y se actualizó su información con la que se acaba de cargar nuevas personas sin ser detectadas o si habían personas duplicadas.
Te recomendamos que cada vez que hagas cargas de bases, presiones control + F5 para que se actualice de forma más rápida la información cargada.
¿Cómo subir datos adicionales?
Es decir, esos datos que no cumplen características especiales a las vinculadas a Keybe pero que para tu compañía es información importante que debería tener cada usuario registrado dentro de la plataforma. Vamos a ver un ejemplo:
Yo agrego un excel con información de nombre, celular y correo, que son mis tres datos básicos, pero quiero agregar otros datos que para mi tipo de negocio es importante como: la ciudad donde se encuentra este usuario registrado o el tipo de cliente que es para mi compañía.
Una vez guardada esta base de datos puedo importarla y crear estas nuevas columnas de información a través de dos formas:
Si anteriormente no existía esta información, cuando cargues la base de datos se te van a crear como datos o campos extra-data, también lo podemos hacer dentro de la plataforma.
Clic en el módulo “Configura”/ Luego Clic “Aplicativos”/ Allí aparecerá un título de texto con el nombre “Información adicional a las personas de tu marca”
Aquí es donde vas a poder crear todos esos datos adicionales que quieras que tengan los usuarios que se registran con tu plataforma. Se pueden agregar campos.
Un orden que queramos darle dentro de la información de nuestro usuario en este caso “0” es una opción lógica. El tipo de campo puede ser un campo de texto corto, un campo de texto largo, un campo numérico para un número de celular o un número de identificación, una lista desplegable, entre otras opciones que tenemos.
En acceso del campo si queremos que aplique en general para cualquier dato que subamos y registramos y quede guardado como un campo extra-data, debemos darle aplicación y si éste aplica solamente hacia una persona, le damos persona.
Lo recomendable para todos es dejarlo como aplicación. Le damos en agregar y el nuevo campo inmediatamente se visualizará dentro de la plataforma.
Hay otros iconos adicionales que podemos trabajar dentro de la sección de personas cuando visualizamos un usuario y son todas las opciones que vemos en este menú lateral izquierdo.
Información del perfil, gustos, llamadas, listas, tareas, Journey, entre otras.
¿Como filtro por nombres?
En esta sección podemos iniciar la búsqueda de contactos.
Por ejemplo: En la opción búsqueda ubicada en la parte superior, se coloca el nombre de la persona a buscar, una vez se escribe el nombre, el sistema traerá a todos los usuarios que contengan esta palabra.
Puedes generar filtros que te permitan segmentar la base de datos que tienes actualmente.
Segmentos
Son agrupaciones de usuarios que comparten una característica o un dato en común:
Estáticas y Dinámicas.
¿Que son las listas Estáticas?
Son aquellas en las que se incluyen usuarios que cumplen un requisito o datos específicos.
¿Que son las listas Dinámicas?
Las dinámicas trabajan de forma automática teniendo en cuenta valores especiales previamente seleccionados.
La Plataforma va a entender que todas aquellas personas que tengan de Estado prospecto deben quedar guardadas dentro de esa lista. Pero una vez esa persona cambia de Estado automáticamente va a salir de la lista de prospectos Esto nos permite segmentar y crear campañas que realmente agreguen valor hacia el usuario.
¿Que son los negocios?
En Keybe, un negocio corresponde a un grupo de personas que están asociados a una misma entidad. Por ejemplo: en Keybe no solo está Felipe, también están Luisa y Octavio. Estas personas se relacionan entre sí por el negocio.
¿Como crear negocios?
Ingresando a la opción de Negocios, dentro del módulo de Conecta, encontrarás un botón de “Nueva Marca”. Allí debes llenar los campos con información de la marca que deseas crear y ya podrás ver tu Negocio creado en Keybe.
¿Como asocio personas en negocios?
En la opción de Negocios en tu menú principal, seleccionas el negocio al que deseas agregar contactos dando clic en los detalles de este. Estando ahí, solo debes dar clic en el botón de Agregar Contacto y diligenciar la información de la persona.
Otra opción la encuentras en la parte de Personas dentro del módulo de Conecta. Primero debes buscar a la persona que deseas agregar al Negocio y dar clic en “más detalles”. Estando allí, solo debes ir a la opción de Marca en y dar clic en el “+” para agregar a la persona a la marca que desees con el rol que le corresponde.
¿Que son los formularios?
Los formularios son formas de atraer y de guardar información de los usuarios que se registran a través de requisitos específicos.
¿Como creo formularios?
Debes dar clic en “conecta”, una vez estés en el módulo / Clic en “formularios”/ Clic en la opción “crear nuevo formulario”.
Estando allí, completas los datos requeridos para su creación: Nombre del formulario/ Descripción, entre otros requisitos.
Nota: El formulario debe componerse como mínimo con los datos básicos que componen una base “Nombre”, “Celular” y “Correo”.
¿Cómo agregar formularios a mi pagina web
Una vez creado el formulario aparecerá en la barra de formularios y se realizan los siguientes pasos:
Recuerda:
Formularios/ Clic en / saldrá la opción de copiar código insertable.
¿Que es un autenticador?
El autenticador permite que una persona haga Log In dentro de la plataforma y permite extraer información de sus usuarios para conocerlos de mejor manera, se puede autenticarse a través de Facebook, Google, Spotify e Instagram.
¿Como estructuro mi autenticador?
Clic en “Conecta” / Clic en autenticador “Personalizadas la información relacionada” con la que el usuario se registrará.
Por último das clic en la opción guardar cambios.
Una vez completa la información requerida, deberás copiar el código Script que sale en la parte superior derecha, este código lo insertas igualmente en el sitio web.
Completada la tarea, tus usuarios podrán autenticarse.
¿Que son la importaciones?
Esta sección te permite cargar bases de datos al sistema, organizadas a través de listas o sin ellas.
Si seleccionas negocios:
Cargas una base de datos con la opción “Negocios” estos irán segmentados hacia la sección de negocios. Debes recoger el archivo excel o CSV y seguir los pasos solicitados.
Si seleccionas lista existente:
Carga los segmentos en lista previamente creadas así:
Seleccionas la lista / Clic en continuar/ Seleccionas el archivo Excel o CSV.
Si seleccionas nueva lista:
Debes crear el nombre de la lista / Dar clic en continuar/ y cargar la información en Excel o CSV
Si seleccionas sin lista:
Debes dar clic en continuar y cargar los datos necesarios.
Nota: Esta opción permite cargar la información sin que esta sea asignada a bases específicas.
Recuerda que al importar datos construyes tu CRM y adquieres información necesaria para conocer más a tus clientes.
Conversa
¿Qué es el módulo CONVERSA y qué puedo encontrar ahí?
Este es el lugar donde podrás encontrar todos los mensajes entrantes y conversaciones que tú y tus agentes tienen abiertos a través de todos los canales conectados a la plataforma: Whatsapp, Facebook, Instagram, Web Chat, entre otros.
¿Cómo accedo a este módulo?
Accedes a través de nuestro menú lateral izquierdo. Al hacer click en la categoría “Conversa” se desplegarán las opciones “Conversaciones” y “Métricas”.
Para empezar vamos a revisar la sección de “Conversaciones”.
Al hacer click nos aparecerá esta pantalla:
Aquí podrás encontrar todas las conversaciones que se te han asignado, que te has asignado o que automáticamente te han sido asignadas por el sistema según los parámetros definidos por el administrador.
Solo los usuarios que tengan permisos de super administrador dentro de la plataforma, podrán ver el total de las conversaciones sin restricción.
¿Cómo gestionar las conversaciones multicanal?
En Keybe es muy fácil gestionar tus conversaciones multicanal. Lo primero que debes hacer, es asegurarte de estar viendo las conversaciones de la marca correcta (en caso de que seas administrador o agente de servicio de más de una marca).
Esto lo puedes hacer revisando el nombre que aparece en la parte superior izquierda.
Si tienes acceso a más de una marca, sólo debes desplegar el menú y seleccionar la marca en la que necesitas trabajar.
A continuación deberás asegurarte de estar como “conectado” dentro de la plataforma.
La plataforma solo te asignará conversaciones cuando estés en este estado.
Justo después de tu estado, vas a encontrar tres cosas importantes:
Filtros:
Aquí podrás definir qué conversaciones quieres ver. Vas a encontrar filtros por diferentes categorías como:
Ordenar por orden de entrada de los mensajes
Filtrar por estado de las conversaciones
Filtrar por canal de recepción del mensaje
Filtrar por asesor asignado (funcionalidad exclusiva de usuarios administradores)
Buscador:
Para que puedas encontrar conversaciones específicas por nombre de cliente o los datos que tengas disponibles que coincidan con los datos registrados en el chat.
Otras funcionalidades:
Activar sonidos y notificaciones y agregar nuevos canales a la plataforma.
Notarás que junto al nombre de cada usuario que se está comunicando con tu marca hay unos iconos que indican:
Si la conversación fue atendida por un bot.
El canal por el que se comunicó el cliente.
La posibilidad de fijar o “pinear” una conversación importante.
La fecha y hora del último mensaje.
El nombre del asesor que lo está atendiendo en caso tal de que la conversación ya haya sido asignada. (funcionalidad exclusiva de usuarios administradores).
¿Cómo empezar a conversar o responder a los usuarios?
Para empezar a conversar o responder a los usuarios, lo único que debes hacer es abrir la conversación y hacer click en la opción que aparece en la parte inferior de la ventana del chat “Tomar conversación”.
En este momento la conversación queda abierta y tomada por un agente, para que las demás personas de soporte puedan saber que ya está siendo atendido.
En caso tal de que esta conversación ya esté siendo atendida, aparecerá un mensaje de alerta que especifica por quién fue tomada y hará un doble chequeo para volverla a asignar.
Cuando haces click en una conversación, se desplegará a la derecha un recuadro con la conversación y el detalle de los mensajes en la esquina superior derecha, junto al nombre del usuario que está contactando encontrarás tres íconos importantes:
Transferir conversaciones
El primero sirve para poder transferir la conversación a otro agente:
Cerrar conversación
El segundo ícono, una X, sirve para cerrar la conversación una vez ya se haya resuelto el caso, venta, consulta, etc.
Al seleccionar la opción de cerrar, aparecerá un recuadro en el que se deberá seleccionar la razón de finalización de la conversación. Estos motivos de finalización pueden configurarse desde el módulo “configura”, son 100% personalizables por el administrador de la cuenta.
No es posible cerrar una conversación sin especificar un motivo de cierre, puesto es vital para los reportes y estadísticas que muestra la plataforma. *Ver detalle en el módulo CONFIGURA CON KEYBE.
Existe la posibilidad de automatizar el cierre de las conversaciones, para esto debes comunicarte con nuestro equipo de soporte.
La automatización de cierre normalmente se hace cuando se identifican comportamientos recurrentes en los usuarios, fáciles de detectar por un bot dentro de la plataforma, por ejemplo, si un usuario no ha vuelto a dar respuesta en más de diez minutos.
Ver detalle de cliente
El tercer ícono, con forma de ojo, despliega la información que hay registrada en la base de datos de este cliente.
Si es un cliente nuevo solo aparecerá la información que trae el canal a través del cual hizo el contacto. Si es un cliente existente, mostrará toda la información que se ha recolectado en el tiempo.
Tipos de mensajes
Dentro de la plataforma se pueden enviar todo tipo de mensajes, incluyendo imágenes, vídeos, archivos en PDF, audios y hasta emoticones.
Mensajes rápidos o predeterminados
Los mensajes rápidos son un repositorio de mensajes predeterminados que se pueden poner en la plataforma a disposición de los asesores.
Estos se activan en el chat a través de este ícono y se pueden configurar con todo tipo de formato.
Estos mensajes son prediseñados y cargados a la plataforma por los administradores y sirven como una guía rápida para resolver dudas de los usuarios, entre otros. Lo más común es que allí se dejen respuestas predeterminadas a las preguntas más frecuentes.
Esta es una práctica que también ayuda a darle uniformidad al lenguaje de la marca y tener certeza de respuestas correctas cuando hay respuestas sensibles o que necesitan mucha atención.
Para configurar las respuestas rápidas, podemos ir a la opción:
¿Qué información puedo saber de la persona que está escribiendo?
Esto depende del canal a través del cual se esté comunicando cada persona. Si se comunica por whatsapp, la plataforma automáticamente traerá el nombre y número de teléfono que la persona tiene configurados en la aplicación.
Cuando el contacto se hace por chat de Facebook o Instagram, llegará con el nombre y correo electrónico que la persona tenga configurados en su cuenta, y el número de teléfono si lo tiene disponible.
¿Cómo saber si un mismo usuario se está contactando por varios canales?
La plataforma Keybe, al ser un CRM omnicanal, lo que hace es cruzar toda esta información, usando como “llave” el correo electrónico o número celular de los usuarios, para identificar coincidencias y enriquecer la información de un usuario ya existente en la base de datos, en vez de registrarlo como un usuario nuevo.
¿Cómo agregar datos de un usuario que la plataforma no identifica automáticamente?
Cada uno de los agentes de servicio podrán solicitar información a través del chat, y diligenciar de forma manual dentro de la plataforma.
¿Cómo?
En la información detallada que aparece en la ventana del chat.
Los campos que no tienen información, aparecen con una etiqueta que dice “por definir”. Pasando el cursor por esta etiqueta aparecerá el ícono de una mano, que al cliquearlo desplegará un campo para diligenciar de forma manual.
Una vez diligenciado el campo, se hace clic en el símbolo y la información quedará guardada. De esta forma se podrá llenar información de su correo electrónico y todos los campos que se tengan disponibles. *Recuerda que estos campos se pueden modificar y personalizar en el módulo “Configura”.
Una vez guardada, la información quedará registrada en la base de datos, así como el detalle y trazabilidad de esta y todas las conversaciones que se hayan tenido con cada usuario a través de la plataforma.
Esta información será visible para todos los asesores que atiendan a este usuario en conversaciones siguientes.
¿Es posible empezar una conversación proactiva con un usuario?
Cuando hablamos de experiencia de usuario, normalmente se entiende que el usuario es el que contacta a la marca con una pregunta, interés queja o reclamo; pero en la omnicanalidad, también es necesario que la marca tenga comunicación proactiva con los usuarios, para esto es necesario definir los canales a través de los cuales se hará la comunicación proactiva, conocer las restricciones de dichos canales o plataformas y generar plantillas de contacto.
*Ver detalle en el módulo CONFIGURA CON KEYBE.
¿Cómo funcionan los bots dentro de Keybe?
Los bots son configuraciones automáticas que usando inteligencia artificial, pueden responder algunas de las conversaciones de tus usuarios. Son robots automáticos que guían a la persona a través de una conversación sin necesidad de que haya un agente del otro lado brindando la información al usuario.
Estas opciones son configurables con datos como horarios, respuestas automáticas a preguntas frecuentes, entre otros.
Comunica
¿Qué es el módulo COMUNICA y qué puedo encontrar allí?
Comunica es el módulo donde podemos configurar campañas y generar acciones que permitan enviar información proactiva a una base de datos de clientes o prospectos determinada.
Estas campañas pueden hacerse a través de correo electrónico, mensajes de texto SMS y WhatSapp.
¿Cómo acceder al módulo COMUNICA?
Desde el menú lateral izquierdo, encontramos la opción para ingresar a este módulo, con dos secciones principales: Campañas y Plantillas.
¿Cómo empezar a programar y enviar campañas? Lo primero que vamos a hacer es ingresar a la primera opción: Campañas y tendremos la siguiente pantalla:
Si ya has realizado campañas masivas anteriormente, lo primero que vas a encontrar es el historial con el detalle de: Nombre de la campaña, número de contactos a los que fue enviada, estado, tipo de campaña, fecha, y la posibilidad de ver todos los detalles y resultados.
¿Cómo crear una campaña masiva? Para crear una nueva campaña masiva, lo primero que hacemos es ir a la parte superior derecha y hacer click en la opción «Crear campaña».
Una vez ingresemos a la creación de campañas, lo primero que vamos a hacer es darle un nombre a la campaña y seleccionar el canal por el que la vamos a enviar.
Acá te damos un KB: Tip: cuando se nombre la campaña, es importante que el nombre hable del tema y objetivo que tenemos, para que sea más sencillo identificarla en el futuro.
¿Cómo hacer envíos masivos de mensajes de texto SMS?
Antes de empezar, es importante que recuerdes que los mensajes de texto tienen un valor diferente. Este varía según el país en el que te encuentres o vayas a hacer el envío.
Los mensajes de texto tienen un límite de 160 caracteres, incluyendo la URL a la que vayas a invitar a los usuarios a ingresar.
Acá te damos un KB: Tip: usa un acortador de URL ‘s como Bit.ly para que puedas tener más caracteres para tu mensaje.
Una vez seleccionemos el tipo de campaña (SMS), hacemos click en «Continuar»
El siguiente paso, es definir a quién le vamos a enviar la campaña. Para esto tenemos dos opciones:
Seleccionar una lista creada previamente. *Ver detalles en el módulo CONECTA.
Cargar una base de datos nueva desde un archivo que tengas en tu computador.
Enviar mensajes de texto a listas predeterminadas
Para enviar mensajes masivos a listas predeterminadas, lo primero que deberás hacer es asegurarte de haber creado las listas en el módulo CONECTA.
Una vez tengas eso claro, deberás elegir en la configuración de la campaña el segmento que quieres desde la lista desplegable.
Una vez seleccionada la lista, debes hacer click en «Continuar».
El siguiente paso para enviar SMS en la creación de la campaña, es escribir el texto que queremos enviar. Aquí, está permitido usar emoticones y caracteres especiales incluyéndolos dentro de llaves, así: {{}}
Puedes personalizar los mensajes para que a cada persona de tu lista le llegue un mensaje con parámetros como: llamarlo por su nombre, incluir su comida favorita, un código promocional personalizado, entre otros.
Para esto, hacemos click en el botón «Personalizar mensaje» y elegimos el parámetro de personalización de la lista desplegable.
Para finalizar, hacemos click en «Preparar campaña».
En ese momento te encontrarás con una ventana en la que seleccionarás cuándo va a ser enviada la campaña.
Para enviar la campaña de forma inmediata, solo debes hacer clic en «Enviar».
¿Como programar una campaña para que sea enviada en una fecha y hora específica?
Si necesitas dejar la campaña programada para una fecha y hora específica, debes hacer clic en «Programar».
Seleccionamos la fecha desde el selector:
Después de hacer clic en «Aceptar», seleccionamos la hora:
Después de hacer clic en «Aceptar», volvemos a la programación de la campaña y hacemos clic en «Programar campaña»
Y listo la campaña queda en lista de espera para ser enviada en el momento indicado.
¿Cómo se que mi campaña ya fue enviada como se programó?
Cuando regreses a la plataforma, en el inicio de campañas, verás el listado de las campañas creadas con su estado.
¿Cómo enviar campañas a listas que no están todavía cargadas en la plataforma?
Para enviar una campaña a una lista nueva, debemos seleccionar la opción «Importar personas».
Para esto, debes tener previamente un archivo en tu computador con el formato adecuado.
*Ver formato de carga de bases de datos en el módulo CONECTA.
Le asignas un nombre a la lista y haces clic en «Continuar».
En ese momento aparece una ventana donde debemos seleccionar el archivo que queremos usar para la lista de envío de la campaña.
Después de seleccionar el archivo, haces clic en «Continuar» y aparecerá una ventana para que organices los datos según las equivalencias de los campos estandarizados en la plataforma.
*Estos campos se pueden modificar y personalizar en el módulo CONFIGURA.
Haces clic en «Continuar».
En ese momento quedará creada la nueva lista y podrás encontrarla en el menú desplegable en la creación de la campaña.
¿Se pueden enviar mensajes de texto de más de 160 caracteres?
Sí, pero no es recomendable porque se perdería parte del mensaje en la primera conexión con el usuario, perdiendo la posibilidad de impactar y entregar un llamado a la acción efectivo.
Acá te damos un KB: Tip: No es recomendable hacer campañas de SMS los fines de semana ni en horarios no autorizados (antes de las siete de la mañana y después de las siete de la noche). Trata de entender cuáles son los horarios de mayor conectividad de tu audiencia para ser más efectivo.
¿Cuáles son los mejores horarios para hacer envíos de mensajes de texto SMS?
Para los mensajes de texto hay dos horarios que se consideran muy buenos, basados en estadísticas de apertura de mensajes globales:
En la mañana, entre 8:00 am y 10:00 am.
En la tarde, entre 4:00 pm y 6:00 pm.
¿Cuáles son los mejores días de la semana y mes para hacer envíos de mensajes de texto SMS?
Hay días en los que, a pesar de tener mucha efectividad para algunas industrias, no se recomienda hacer campañas masivas a no ser que sea muy estratégico o estrictamente necesario.
Los días 01, 15, 16, 30 y 31 de cada mes, que generalmente son fechas de pago de nómina, son fechas donde enviar un mensaje de texto para vender un servicio o producto se consideran efectivos, pero al haber mayor cantidad de demanda de envíos, los mensajes texto se pueden retrasar. En estos días, también es más común que los usuarios le den prioridad a las comunicaciones de servicios financieros.
Lo más recomendable es definir los días de acuerdo al tipo de negocio.
Ejemplo: Un restaurante, debería hacer sus envíos entre semana a las once de la mañana para que lleguen a los usuarios cuando empiezan a tener hambre y planear el almuerzo.
¿Cómo hacer el envío de una campaña de email?
Para enviar una campaña masiva de correo electrónico (e-mail), lo primero que debes hacer es asegurarte de tener una base de datos lo más organizada y limpia posible: sin correos electrónicos duplicados, escritos correctamente, entre otros.
Vamos a la sección «Campañas» y en el tipo de campaña seleccionamos la opción «E-mail», asignamos un nombre a la campaña y hacemos clic en «Continuar».
A continuación, seleccionamos la lista de personas a las cuales llegará el correo o podemos importar una nueva lista.
Luego, llegaremos a una ventana donde vamos a definir el asunto del correo:
Dentro del asunto del correo, es recomendable no usar palabras o «Call to Action» que hagan referencia a que el correo es de promoción o ventas.
Haz clic en «Continuar», y lo siguiente que debes hacer es especificar el nombre de quien envía la campaña. Este será el nombre que aparecerá como remitente de correo en la bandeja de entrada de los destinatarios.
Haz clic en «Continuar» y tendrás la posibilidad de agregar archivos adjuntos. (No es una obligación).
Haz clic en «Continuar» y llegarás al lugar donde vas a construir el correo.
Podrás elegir una plantilla que ya se haya usado anteriormente o cargado en la plataforma. Para usar una plantilla existente, solo debes hacer clic en la lista desplegable y elegirla, de lo contrario, puedes hacer clic en «Continuar».
¿Cómo crear una plantilla para envío de correos masivos en Keybe?
Para crear una plantilla de correo electrónico funciona exactamente igual que muchas otras plataformas, sólo que con Keybe es mucho más fácil.
Si no seleccionas una plantilla existente, la plataforma te llevará inmediatamente al lugar donde podrás crear la plantilla y continuar con la programación de la campaña.
Después de hacer clic en «Aceptar», volvemos a la programación de la campaña y hacemos clic en «Programar campaña»
Podrás generar contenedores de información, crear columnas, botones, separadores e incluso, si ya tienes un código HTML para crear la plantilla, podrás seleccionar HTML y agregarla. Podrás agregar imágenes, textos, entre otros.
Simplemente deberás arrastrar los elementos al cuadro y empezar a modificarlo, definir tamaños, tipo de letra, fuente, colores, entre otros.
En la esquina inferior izquierda, encontrarás opciones para pre visualizar el correo y saber cómo se vería en un computador de escritorio o un celular.
Al finalizar, podrás guardar la plantilla para terminarla o usarla después, o ir directamente a «Preparar campaña».
Esto te llevará al panel de revisión de campañas, donde podrás verificar los datos principales, hacer ajustes y programar el envío para una fecha posterior o enviarla inmediatamente.
¿Por qué no debería usar palabras de venta o promoción en el asunto del correo?
Porque inmediatamente los proveedores de correo electrónico lo identificarán como correo candidato para ser marcado como SPAM, y es posible que tu usuario nunca lo vea en la bandeja de entrada.
¿Es posible personalizar el asunto del correo para cada usuario?
La respuesta es, sí. Se pueden personalizar campos que tengamos en la base de datos como: nombre, fecha de cumpleaños, correo electrónico, links, entre otros.
Para esto, debes poner el campo a personalizar entre corchetes, así: {{Name}}. Luego, seleccionas de la lista desplegable el ítem que deberá completar el texto entre corchetes.
¿Se pueden adjuntar archivos en campañas de correo masivas?
Sí, puedes adjuntar archivos pero es importante que cada uno pese menos de 5MB y que entre los diferentes archivos no superen los 24MB.
¿Cómo hacer el envío de una campaña masiva por whatsapp?
Lo primero que tienes que saber, es que SOLO las líneas de Whatsapp AUTENTICADAS y OFICIALES aprobadas desde la plataforma META, podrán enviar campañas masivas a través de este canal. En este link podrás consultar lo que debes hacer para tener Whatsapp for Business y en este link los requisitos para verificar tu cuenta de negocio en Meta.
El canal de WhatsApp se considera el canal más apropiado para hacer envíos de comunicación porque es mucho más directo. Es decir, todas las personas que utilizan WhatsApp seguramente van a leer tu mensaje. Podrás verificar quiénes han leído tu mensaje y seguir una conversación con estos usuarios. Lo más importante, es que cuando realices una campaña de WhatsApp, la hagas realmente segmentada. Si sabes que es un usuario con el que tienes mayor oportunidad, que va a realmente a leer tu mensaje, debería ser un mensaje que aporte valor a ese usuario.
Al colocarle un nombre a la campaña, luego seleccionas la opción de “WhatsApp” y “continuar”.
Es muy importante leer el aviso de restricciones de WhatsApp para saber qué puedes enviar por este medio, de qué forma va a llegar, cuántos usuarios puedes inscribir y en qué cantidad de tiempo llegarán los mensajes.
“Los límites de mensajes determinan a cuántos usuarios únicos puede tu empresa enviar mensajes a diario. Este número depende del nivel de usuarios activos al mes que tiene tu empresa. Todas las empresas inician en nivel 1, es decir, pueden enviar hasta 1.000 mensajes a usuarios nuevos en 24 horas, nivel 2, 10.000 y nivel 3, 100.000.Las plantillas que no logren enviarse en un día se enviarán al día siguiente y así sucesivamente. Si tu empresa no está en nivel 2 o nivel 3, te aconsejamos no enviar campañas masivas demasiado grandes ya que podrías terminar el número de plantillas permitidas en un día o podrían llegar días después”.
Puedes seleccionar una lista o importar personas, seleccionar una de las plantillas y muy importante que sepas que para cualquier mensaje masivo que vayamos enviar, debes realizar con anterioridad la inscripción de una plantilla en la única forma de enviar un mensaje masivo por WhatsApp. Para configurar la plantilla debes solicitar la creación en soporte y una vez la tengas, puedes seleccionar la plantilla a trabajar, ingresa y llena los datos de la plantilla que correspondan.
Puedes permitir el uso de datos del usuario, es decir, que vaya personalizado.
Por ejemplo:
¡Hola {{1}}! Hablas con {{2}}. ¿Cómo estás?
En este caso, el campo {{1}} corresponde al nombre de la persona que recibirá el mensaje y el {{2}} al nombre de la persona que lo envía. El campo de evento de activación lo puedes dejar en blanco o puedes poner el evento por el cual estás generando esa activación. colocar algún parámetro adicional para el Bot o dejarlo en blanco, preparar la campaña, y al igual que los dos métodos anteriores, podrás al ver la cantidad de las personas a las cuales les va a llegar, las listas en las que están creadas, programar o enviar el mensaje en ese momento.
¿Cómo leer las estadísticas de campañas de Email de Keybe?
Los Email son una gran oportunidad de conexión con sus usuarios, además se considera que el Email es el que mayor cantidad de apertura tiene. Puedes ver diferentes indicadores de un correo como: cuántas personas lo abrieron, cuántas personas dieron clic sobre diferentes puntos de tu correo electrónico, cuántos rebotaron, entre otros. Estos indicadores te permitirán mejorar a futuro los correos que estés enviando y mejorar tus comunicaciones.
Para esto es muy importante que nuestras bases de datos estén limpias, es decir, que la información que hemos recolectado de los usuarios sea correcta.
Desde aquí, podrás ver todas las campañas que has enviado o has creado. Podrás visualizar la información, archivar, filtrar por esas campañas archivadas, eliminar si aún no las has enviado, buscar una campaña en especial, exportar la información de envíos, ver por qué medio se envió cada campaña, en qué fecha, a qué cantidad de personas y cuántos mensajes fueron enviados.
En la gráfica de resumen se puede observar rápidamente en qué estado están los correos enviados, luego encontrarás la gráfica de progreso de la campaña que muestra cuántos correos fueron enviados, entregados y rechazados donde desde el icono podrás acceder a la información gráfica completa.
Al final tendrás la lista detallada de contactos con el estatus de recepción de correo de cada en donde se puede filtrar por estado, por nombre y por email para conocer el resultado de una persona específica. Ingresa a para ver el contenido de la campaña enviada, interpreta tus estadísticas y usa todo el poder de los datos.
¡Muy bien, lo lograste! Ya aprendiste cómo crear campañas a través de mensajes de texto, mailing y WhatsApp. Recuerda siempre segmentar muy bien tus campañas. En Keybe nos preocupamos por aprender sobre todo el ciclo de vida de tus usuarios, así podrás fidelizarlos y hacer que se enamoren de tu negocio.
Configura
Bienvenido al módulo de configuraciones. En este módulo podrás crear, personalizar, configurar y gestionar las diferentes funcionalidades de la herramienta.
Al dar clic en el botón de configuraciones ubicado en el panel inferior izquierdo
Este botón despliega las siguientes opciones:
Generales
Aplicativos
Administradores
Consumo y pagos
Chats
Roles
Journeys
Marcas
Propiedades de pipelines
Cada una de estas opciones arroja funciones que permiten ajustar el aplicativo a las necesidades de tu organización.
Qué información encuentro en GENERALES:
Aquí encuentras la información del negocio, datos como nombre, celular, correo, dirección física, URL de la página web.
Qué información encuentro en APLICATIVOS:
En esta sección se encuentra la información propia del negocio y la API KEY general utilizada para todas las integraciones.
Nota: La información contenida en las casillas es modificable y el administrador tiene los permisos para realizar ajustes.
Dentro de esta funcionalidad se tiene el campo de Información adicional de las personas de tu marca.
¿Que puedo realizar en información adicional a las personas de tu marca?
En este campo se crean los datos que no estan predefinidos en Keybe pero que se encuentran en las bases de información cargadas, es decir; campos como: Ciudad, Sexo, Lugar de Origen, entre otros.
No existe un número establecido de campos a crear.
¿Cómo creo los datos dentro del campo de información adicional?
Clic en la opción agregar campo
Completa los campos requeridos
Nombre del campo: ej/ Ciudad
Orden: ej/ 0– Este dato determina el orden de ubicación del campo en la base de datos
Tipo de campo: Existen varias opciones, para este ejemplo se tomará “Campo de texto Breve”
Todas las opciones:
Campo de texto breve- Textos cortos
Campo de texto largo- Textos largos
Numérico- para celulares o datos de solo numero ej: peso
Acceso del campo, este puede ser del tipo: Aplicación/ Persona
Si se escoge la opción de aplicación todas las configuraciones de los datos adicionales conocidos como “extradata” creada se aplican para la base de datos en su totalidad.
Si se escoge la opción Persona las configuraciones aplican solo para un dato en especial a modificar (Persona)
Agregar etiquetas, este campo permite colocar información como: Linkedin/ Facebook, entre otros.
Una vez finalizada la creación del campo se da clic en la sección crear.
Dentro de esta funcionalidad se tiene el campo de Tipos de tareas
Aquí se asignan los tipos de tareas que se tienen durante la actividad laboral, es decir, tareas como:
Urgentes/ Medias o categorías de tareas como Llamar al cliente/ agendar sesión de dudas, entre otras opciones.
¿Cómo creo tipos de tareas?
Clic en agregar tipos de tareas
Seleccionar el nuevo tipo de tarea.
Por último dar clic en agregar.
Existen tres campos utilizados por los desarrolladores:
Credenciales Epayco
Credenciales Email List Verify
Micrositio. App de pruebas para chat web
Claves API- Contiene las claves integradoras
Facturación
Refleja las fechas de corte del aplicativo para cada mes.
Qué información encuentro en ADMINISTRADORES:
En esta sección creas usuarios que pueden tener roles de administradores totales del aplicativo o parciales. Es decir, aquí se le otorgan permisos a cada usuario según la actividad que deba realizar.
Como creo administradores:
Inicialmente se da Clic en AGREGAR ADMINISTRADORES/ una vez realizado se despliega un cuadro con los datos requridos para crear el usuario.
Nota: Una vez listos los datos de registro en la parte inferior se despliegan los permisos que se le otorgaron al usuario, se debe tener en cuenta que sin estos el asesor o administrador no tendrá acceso completo a los módulos.
Paso final/ Clic en AGREGAR NUEVO ADMINISTRADOR.
Consumo y pagos
En esta sección podrás encontrar las facturas pendientes, pagas y consumos del mes. Igualmente podrás ingresar los datos de tu tarjeta para procesar pagos de manera virtual.
Chats
Esta sección contiene tres módulos internos denominados:
Configuración
Al dar clic en configuraciones se encuentran:
Autenticación- Contiene la información requerida para aquellos usuarios que inicien conversaciones a través del Widget web
Nota: Cada item seleccionado representa un requisito para abrir la conversación con el asesor de casa al cliente.
Apariencia- Permite modificar el modo y la posición del Widget web, cargar imagenes, personalizar la burbuja, habilitar y deshabilitar los mensajes multimedia
Personalización – En este punto se permite personalizar los mensajes predeterminados para los clientes
Nota: Las configuraciones realizadas en estos campos solo se refleja en la automatización del Widget web y no en los canales de WhatsApp/Facebook/Instagram
Motivos de finalización– Son aquellas razones que permiten cerrar las conversaciones que han sido atendidas por los asesores. Puede crearse un sinnúmero de motivos. Ej: Consulta general
Respuestas rápidas– Pueden ser de varios tipos (Texto/ Imagen/Pdf/Videos) y permiten dar respuesta a preguntas que se repiten mucho dentro de los canales de atención.
Horarios– Contiene la información requerida para las automatizaciones de “BOTS” aquí se configuran los mensajes de inactividad y los horarios de atención según el país de ubicación.
Script– Contiene el código para enlazar el Widget web a la página web.
Autoasignación– Permite configurar fácilmente los parámetros de asignación de conversaciones a los agentes, asignando automáticamente conversaciones en las que podrás definir la cantidad maxima de clientes que puede tomar un asesor
Recuerda que la autoasignación prioriza los TAGS para asignar a un agente y permite segmentar el interés del cliente / ten presente que puedes configurar las reglas por agente de manera individual.
Roles
Los roles son parte importante en la tipificación de los clientes, se customizan de acuerdo al sector y segmento de mercado de las organizaciones, es decir:
Para una empresa del sector industrial los roles de sus clientes pueden ser proveedores/ distribuidores mayoristas/ minoristas, etc.
¿Cómo creo Roles?
Una vez seleccionada la opción roles se da clic en agregar nuevo rol, el sistema solicitará nombre y código para el rol a crear. Una vez agregados los datos el rol estará listo en el sistema.
Journeys– Al igual que roles permite tipificar pero de manera más profunda, esta sección muestra el viaje del cliente “Estados” dentro de la organización.
Caso de ejemplo:
Empresa: Venta de accesorios Online
Journeys: Lead/ Interesado comprar x producto/ Compro producto/ Cliente fidelizado
¿Cómo creo el Journey?
Una vez seleccionada la opción, saldrá un recuadro con campos requeridos:
Se recomienda agregar el campo de nombres/ la dependencia no es obligatoria/ el color es opcional al gusto de la marca “Organización”/ a la pregunta inicial sobre ¿Desea que este sea el estado por defecto cuando alguien se registre? Se debe seleccionar SI solo al primer estado, el resto se maneja sin esta configuración.
Para la pregunta de ¿Desea mostrar este estado en el menú lateral?: Aplica para todos los estados.
Automatiza
¿Qué es el módulo AUTOMATIZA y qué puedo encontrar allí?
¿Qué es Automatiza?
Es el módulo en el que podrás simplificar aquellas tareas repetitivas que le quitan mucho tiempo a tus colaboradores, aquí podrás dejar que la máquina se encargue de hacer ese trabajo.
¿Cómo ingresar al módulo automatiza?
¿Qué acciones realiza el módulo Automatiza?
El módulo Automatiza contiene triggers que ejecutan acciones con sus respectivas reacciones, es decir, si por ejemplo necesitas que luego de que se cumpla una determinada tarea, como por ejemplo cambiar el estado de journey de un cliente, inmediatamente se puede ejecutar una reacción, como enviar un mensaje de texto, un SMS o un Email a la persona que cambió de estado de journey o a una persona que esté encargada de revisar esos procesos.
Ejemplo: Trigger llamado “nueva marca Keybe”
Descripción: Es el mensaje que se envía una vez se registren como marca en keybe.ai/marca
Se trata básicamente de cumplir la acción de llenar el formulario de bienvenida en el sitio web de Keybe. El formulario es diligenciado por las personas nuevas interesadas en usar Keybe, de hecho, el formulario que está adjunto en el sitio web también es creado desde Keybe. Acción que se puede realizar desde el módulo Conecta – Formularios.
Una vez la persona diligencia dicho formulario, debe cumplirse la siguiente acción:
Cuando el formulario sea enviado, se ejecuta la acción de que a esa persona le debe llegar un Email y un WhatsApp de bienvenida.
Ejemplo del Email que llega una vez se llena el formulario, dicha plantilla también es creada desde Keybe. Existe toda una herramienta para crear plantillas y comunicados.
¿Cómo crear un trigger?
Para crear un trigger, simplemente debes darle clic en “Crear una nueva acción” dentro del módulo de Automatiza en tu menú principal..
Debe salir un panel donde te pedirá los detalles del trigger a crear, como por ejemplo, el nombre del trigger, una breve descripción y una acción que ejecute una reacción. Existen muchas variedades de acciones y reacciones que se pueden combinar según la necesidad del caso.
Adicionalmente, el panel donde contiene los triggers creados, contiene información de interés, como por ejemplo la fecha y hora de creación del trigger, o si estos se encuentran activos o inactivos. Por otro lado, también se puede editar los triggers y mirar los detalles.
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